Evalueer uw thuiskantoorbehoeften
De eerste stap bij het maken van een plan voor een thuiskantoor dat werkt, is evalueren wat u van plan bent in de ruimte te doen.
Stel dat u voor uw werk bijvoorbeeld klantpakketten of relatiegeschenken moet voorbereiden. Denk eerst na over hoe je werkt. Deel uw werkdag op in de afzonderlijke taken die u doet en de ruimtes waarin u ze doet. Elk van deze ruimtes wordt een werkzone genoemd.
Uw thuiskantoorwerk kan op een computer op een bureau zijn met een stapel cd's en referentiemateriaal bij de hand. Dit is zone 1.
Voor het samenstellen van pakketmaterialen of het samenstellen van informatiepakketten is horizontale layoutruimte nodig. Noodzakelijke voorraadartikelen en bedrijfsmonsters kunnen in nabijgelegen bakken worden bewaard. Dit is zone 2.
Je werk kan ervoor zorgen dat je klanten ontmoet in je thuiskantoor. Die ontmoetingsruimte, met een bank, twee comfortabele stoelen, een tafel en staande lampen, is Zone 3. Het kan zijn dat je andere zones hebt. Geef elk een detail en prioriteer het op basis van hoe noodzakelijk het is voor het werk dat u moet volbrengen.
Evalueer uw werk grondig en eerlijk. Zoals Frank Isaacson, architect en eigenaar van Techline in Appleton, WI, een onafhankelijke studio die commerciële en professionele thuiskantooroplossingen levert, zegt: "Eerlijk zijn met je ruimtebehoeften kan zelfs rekening houden met het aantal honden dat je hebt. Met andere woorden, het is allemaal heel persoonlijk.” Heb je een zone nodig waar de kinderen gebruik van kunnen maken? Een zone om te lezen en te bekijken? Het hangt allemaal af van wat er op uw kantoor gebeurt.
Doe de wiskunde
Pak nu je meetlint, potlood en papier en ga aan de slag. Meet de lengte, breedte en hoogte van de apparatuur en meubels in elk van uw werkzones, inclusief tafels en staande lampen, de stereo en tv, als u ze in uw thuiskantoor gebruikt. Noteer de benodigde toegangsruimte voor uw printer en uw scanner. Als u de cijfers nu op papier krijgt, draagt u bij aan het succes van uw thuiskantoorontwerpproject.
Neem in uw lay-out- en verzamelruimte de tijd om voorbeeldmaterialen op te stellen en plaats ze zoals u zou doen wanneer u eraan werkt. Plaats die 8-1 / 2 × 11 vellen papier, die rollen kleurrijk inpakkend cellofaan, wat je ook gebruikt, precies zoals je zou doen in een echte werksituatie. Meet vervolgens hoeveel ruimte die materialen innemen.
Als je al je nummers bij elkaar hebt, is het tijd om zone voor zone toe te voegen. Zone 1 heeft mogelijk 12 vierkante voet nodig voor een bureau, 4 vierkante voet voor een stoel, 3 vierkante voet voor een archiefkast en 1,5 vierkante voet voor een computertoren. Zone 2 kan 16 vierkante voet nodig hebben voor een tafel en 2 vierkante voet voor bakken.
Zone 3, uw vergaderruimte, heeft waarschijnlijk wat extra ruimte nodig. Naast de bank, stoelen, tafel en lampen heb je die comfortfactor nodig voor potentiële klanten. Schakel een paar vrienden of familieleden in om als model op te treden en om echte afstandscontroles uit te voeren. Hoe ver moeten de stoelen uit elkaar staan? Is er voldoende beenruimte? Je wilt een comfortzone bouwen in dit gebied en niet dat klanten je letterlijk neus aan neus tegenkomen. Houd rekening met die factoren en Zone 3 zou een ruimtebehoefte van 48 vierkante voet kunnen hebben.
Deze drie hypothetische zones zouden een kantoorruimte van ongeveer 57 vierkante voet nodig hebben. Bovendien heb je waarschijnlijk wat beenruimte nodig om op te staan en te bewegen.
Ontwerp een thuiskantoorplan
Je weet welke ruimte je nodig hebt en je weet welke ruimte je hebt. Je hebt prioriteit gegeven aan je werkzones en hebt de opties overwogen. Nu moet je een plan maken voor je thuiskantoor.
Probeer een eenvoudig kleinschalig tweedimensionaal model van uw kantoorruimte te maken. Knip papieren vierkanten en rechthoeken uit en label ze om de items in uw kantoor weer te geven. Maak een indeling op dezelfde schaal van uw beoogde kantoorruimte op een vel papier. Verplaats de gelabelde items in hun juiste vooraf bepaalde zones om de beste pasvorm voor uw werk te vinden.
Als u het voordeel van ervaring wilt, neem dan contact op met een professionele ontwerper van een thuiskantoor via uw plaatselijke kantoormeubelwinkel. Er zijn veel producten beschikbaar om ruimte te besparen en te maximaliseren. Computerapparatuur kan verticaal worden gestapeld in gespecialiseerde torens. Verlengde werktafels kunnen worden opgevouwen en weggerold. Vergadertafels voor klanten kunnen extra bladeren nemen om extra werkruimte te maken. Met de informatie die u nu bij de hand heeft, zou een ontwerper in staat moeten zijn om een thuiskantoorplan op te stellen dat aan uw comfort-, productiviteits- en veiligheidsbehoeften voldoet.
Belastingen: “Office at Home” of “Home Office”?
Houd bij het kiezen van uw thuiskantoor rekening met mogelijke belastingaftrek. Hoewel u uitgaven zou moeten kunnen aftrekken van uw thuiskantoor dat uitsluitend voor uw thuisbedrijf wordt gebruikt, kunt u mogelijk ook sommige uitgaven aftrekken als u aan bepaalde IRS-vereisten voldoet. Die vereisten omvatten thuiswerken voor het gemak van uw werkgever en opslag van benodigdheden.
Om in aanmerking te komen voor het declareren van onkosten voor zakelijk gebruik, vereist de IRS (Internal Revenue Service) over het algemeen dat een thuiskantoor voor exclusief en regelmatig gebruik is als een plaats van zaken of om klanten of klanten te ontmoeten of ermee om te gaan. Het gebied kan een kamer zijn of een afzonderlijk geïdentificeerde ruimte binnen een kamer.
Als uw kinderen de kantoorcomputer of het bureau gebruiken voor hun huiswerk, voldoet u niet aan de vereisten. Er is geen vermenging van zakelijk en persoonlijk gebruik. De enige uitzonderingen zijn als u een deel van uw huis gebruikt voor het opslaan van inventaris of productmonsters.
Als uw thuiskantoorruimte in aanmerking komt, biedt de IRS twee methoden om het bedrijfspercentage van uw huis en de resulterende aftrekbare bedrijfskosten te bepalen. Zij zijn:
- Deel de oppervlakte (lengte vermenigvuldigd met de breedte) die voor uw bedrijf wordt gebruikt door de totale oppervlakte van uw huis.
- Als de kamers in uw huis allemaal ongeveer even groot zijn, deelt u het aantal kamers dat voor zaken wordt gebruikt door het totale aantal kamers in uw huis.
Praat met een belastingprofessional om uw individuele thuiskantoorsituatie te bepalen.